زمانی که بحث قیمت و هزینه به میان می‌آید چندین شاخصه در نظر گرفته می‌شود تا میزان نهایی آن تعیین گردد. پرداخت مبالغ تمامی مراحل، خدمات و هزینه کالاها به عنوان یک بخش ضروری به حساب می‌آید. برای دریافت کالا یا رسید دریافت شده باید یک صورتحساب آماده شود چون شرکت ها بر اساس فاکتورهای صادره موظف به ثبت خرید و فروش در دفاتر حسابداری خود هستند. از طرفی دیگر در زمان مذاکره فروشندگان این سند را تا پایان فرایند به همراه خود دارند تا محموله به دست صاحب خود برسد. برای ادامه مطالب با آربی همراه باشید.
کوتیشن (Quotation) چیست؟
کوتیشن یکی از اسنادی است که اغلب توسط فروشنده ها صادر می‌شود که در آن مانند یک فاکتور، اطلاعات با جزئیات ذکر شده است. قیمت کالاها و هزینه ها بسیار زیاد است که تمام آن ها در این سند ذکر شده تا زمان تحویل کالا به صاحب اصلی خود داده شود. برخی اطلاعات مانند قیمت کالا، شرایط زمان تحویل و شرایط پرداخت و خدمات مورد انتظار در این سند درج شده است. قسمت مهمی که باید به آن توجه کرد مقدار هزینه ای است که فروشنده در کوتیشن به عنوان یک قیمت پیشنهادی تخمین زده است. اغلب شرکت ها تا زمان صدور پروفرما و نهایی شدن فاکتور تمامی قیمت‌ها را درون کوتیشن نگه می‌دارند.
چهار سند مهم که تاثیر بسیاری در روند کار دارند؟
- مظنه قیمت (Quotation)
- پیش فاکتور (Proforma Invoice)
- فاکتور (Invoice)
- رسید تحویل کالا (Delivery Note)
تعریفی بر پروفرما یا پیش فاکتور
پروفرما مشابه کوتیشن است که دارای جزئیاتی مانند خدمات و فروش کالا است. البته در مقایسه با کوتیشن به عنوان یک سند با ارزش و معتبر در عقد قراردادها به حساب می‌آید. برخی از اطلاعات درج شده درون آن به شرح ذیل است:
- زمان تحویل
- قسم نامه
- شماره و تاریخ
- شرح کالا و خدمات
- اعتبار قیمت
- شرایط پرداخت
- مقدار، قیمت واحد و قیمت کل و در صورت نیاز مبلغ ارزش افزوده
- ترم تحویل کالا
- نام سازنده و کشور سازنده
فرم استعلام قیمت
اطلاعات درج شده در کوتیشن یا فرم استعلام قیمت، شامل مشخصات کلی و عمومی، لیست هزینه‌ها می‌باشد که به روش‌های ایمیل و پست و فکس در نشریات رد و بدل می‌گردد. این فرم شامل سه مورد اصلی زیر است:
- پرداخت هزینه‌ها توسط خریدار
- موقعیت مکانی و جغرافیایی
- شرایط تحویل کالا یا ارائه خدمات
- استانداردهای خریدار
- شرایط حمل و نقل
- معرفی دستگاه بازرسی یا نظارت
- نقشه ها و یا اطلاعات فنی و سایر اطلاعات مربوطه
- مشخصات خریدار
- مشخصات دقیق نوع و مقدار کالا یا حجم خدمات مورد نیاز
- تاریخ ارائه پیشنهاد قیمت
- شرایط پرداخت وجه
- ضمانت‌های مالی که تامین کنندگان باید ارائه دهند.
بیشتر بدانید: ” استعلام هزینه ترخیص کالا از گمرک “
اجزای تشکیل دهنده استعلام قیمت
- تاریخ شروع و پایان: توجه داشته باشید حتما باید در زمان ارسال پیشنهاد، فروشندگان و تامین کنندگان تاریخ و روز درست را به شما ارائه دهند.
- موضوع استعلام: در این بخش به معرفی کامل کالا و خدمات موردنیاز آن پرداخته می‌شود.
- پیشنهاد: تامین کنندگان هزینه ای را به صورت پیشنهاد ارائه می‌دهند و از سوی دیگر استعلام قیمت دارای هزینه‌های مربوط به خود است که بلافاصله باید اجرا شود.
- اعلام برنده: اگر شما به فکر استعلام قیمت هستید باید از تمامی اطلاعات مندرج در آن مطلع شوید در غیر اینصورت اقدام بدون اطلاع، راه پرضرری است. خریدار باید در کمترین زمان از بهترین پیشنهاد استفاده کند تا به عنوان برنده استعلام معرفی گردد.
سخن پایانی
همانطور که گفته شد استعلام قیمت، همه و همه بستگی به تعداد کالاها، میزان خدمات و… دارد. تصور کنید کالای شما پس از واردات درون انبارهای گمرک قرار گرفته تا پس از انجام روند ترخیص به دست شما برسد. استعلام قیمت یا کوتیشن باید از یک شرکت معتبر باشد که به درستی حدود قیمت را به شما اطلاع دهد و از پیچیدگی‌ها شما را دور سازد. گروه تجاری آربی با آگاهی کامل راجع به تمامی اسناد مهم که تاثیرگذار هستند بهترین را برای شما رقم می‌زند.
